GmbH Muster-Verträge

Unternehmergesellschaft (UG haftungsbeschränkt)

• Musterprotokoll für Ein-Personen-Gründungen
• Musterprotokoll für Mehr-Personen-Gründungen bis maximal drei Personen

GmbH

• Mustervertrag GMBH-Satzung

GmbH Geschäftsführer

• Anstellungsvertrag GmbH-Geschäftsführer
• Statusfeststellungsverfahren

Statusfeststellungsverfahren

Das Statusfeststellungsverfahren dient der Feststellung, ob ein Auftragnehmer seine Tätigkeit für einen Auftraggeber im Einzelfall selbständig oder im Rahmen eines abhängigen sozialversicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnisses ausübt. Hier finden Sie Anträge zur Einleitung eines Statusfeststellungsverfahrens.

• Anlage zum Statusfeststellungsantrag für Gesellschafter / Geschäftsführer einer GmbH

Risikomanagement

• Checkliste für KMU
• Ablauf der Betriebsprüfung durch den Zoll

Checkliste zur Gründung einer GmbH

Die GmbH ist eine Kapitalgesellschaft mit eigener Rechtspersönlichkeit (juristische Person), bei der die Haftung auf das Gesellschaftskapital beschränkt ist. Die Gesellschaft haftet im Regelfall gegenüber Gläubigern nur mit dem Vermögen der Gesellschaft und nicht mit dem Privatvermögen der Gesellschafter. Diese Tatsache ist häufig der Grund für die Entscheidung, eine GmbH zu gründen.

Gesellschaftsvertrag
Eine GmbH kann durch einen oder mehrere Gesellschafter gegründet werden. Erster Schritt auf dem Weg zur GmbH ist der Abschluss eines Gesellschaftsvertrages zwischen den Gesellschaftern. Dieser Vertrag muss notariell beurkundet werden.

Der Gesellschaftsvertrag muss enthalten:

Die Firma der GmbH
Die Firma ist der Name der GmbH, unter dem sie im Handelsregister eingetragen ist und im Geschäftsverkehr auftritt. In der Auswahl der Firmenbezeichnung sind die Gesellschafter relativ frei, jedoch muss in der Firma immer die Bezeichnung „Gesellschaft mit beschränkter Haftung“ oder eine allgemein verständliche Abkürzung dieser Bezeichnung, wie z.B. „GmbH“ geführt werden.

Es gibt folgende Möglichkeiten der Firmenbezeichnung:

a) Die Firma der GmbH kann mit dem Namen eines oder mehrerer Gesellschafter gebildet werden = Personenfirma (z.B. Müller GmbH).

b) Die Firma kann dem Gegenstand des Unternehmens entlehnt sein (=Sachfirma). Um Verwechslungen vorzubeugen, ist in diesem Fall noch ein individualisierender Zusatz erforderlich (z.B. Phönix Wohnbau GmbH, TEPEX Onlinedienste GmbH), oder auch eine Kombination von Buchstaben (z.B. ABC Handelsgesellschaft mbH).

c) Eine Kombination zwischen Sachfirma und Personenfirma = gemischte Firma (z.B. Müller Gebäudereinigung).

d) Seit 1998 ist auch eine sogenannte Phantasiefirma zulässig, die aus einer reinen Phantasiebezeichnung (z.B. Tepex GmbH) oder auch einer Buchstabenkombination (z.B. ABC GmbH) bestehen kann.

Bei der Wahl einer Firma müssen die allgemeinen Firmierungsgrundsätze beachtet werden, d.h. die Firma darf keine irreführenden Begriffe enthalten und sie muss kennzeichnungs- und unterscheidungskräftig sein.
Bei Umwandlung bzw. Einbringung bestehender Unternehmen in eine GmbH kann die bisherige Firma weitergeführt werden, wenn das Recht zur Firmenfortführung auf die GmbH übertragen worden ist.

Wichtig:
Um im Nachhinein kostspielige Veränderungen des Gesellschaftsvertrages zu vermeiden, empfiehlt es sich, die geplante Firma vorher mit Ihrer zuständigen IHK abzustimmen.
Ebenso ist zu beachten, dass auch eine im Handelsregister eingetragene Firma wettbewerbsrechtlich unzulässig sein kann, etwa weil sie die älteren Rechte eines verwechselbar firmierenden Mitbewerbers verletzt, oder aber die gewünschte Bezeichnung bereits als Marke geschützt ist. Bevor Sie sich daher für eine bestimmte Firmenbezeichnung entscheiden, sollten Sie sich soweit wie möglich versichern, dass der von Ihnen
gewünschte Name in Ihrer oder einer verwandten Branche noch nicht vorkommt. Eine Namensrecherche bieten diese Adressen:
www.handelsregister.de, www.telefonbuch.de, Eingabe des Namens in Suchmaschinen,
Deutsches Patent- und Markenamt (www.dpma.de)

Sitz der Gesellschaft
Der Sitz der Gesellschaft ist der Ort im Inland, der im Gesellschaftsvertrag bestimmt ist.

Gegenstand des Unternehmens
Als Gegenstand des Unternehmens ist die beabsichtigte Tätigkeit eindeutig zu bezeichnen.
Formulierungen wie „Herstellung und Vertrieb von Waren aller Art“ oder „Dienstleistungen aller Art“ sind unzulässig, weil zu unbestimmt.

Stammkapital und Stammeinlagen
Im Gesellschaftsvertrag selbst müssen der Betrag des Stammkapitals von mindestens 25.000 Euro, die Namen aller Gesellschafter sowie der Betrag der von jedem Gesellschafter zu leistenden Stammeinlage angegeben werden. Die Stammeinlagen der einzelnen Gesellschafter können verschieden hoch sein. Der Nennbetrag muss auf volle Euro lauten. Ein Gesellschafter kann bei Gründung mehrere Anteile übernehmen. Die Summe der Nennbeträge muss mit dem Stammkapital übereinstimmen. Die Einlagen können in verschiedener Form erbracht werden:

a) Bareinlagen
Einlagen, die in Geld erbracht werden, nennt man Bareinlagen. Bareinlagen brauchen bei der Gründung nicht in voller Höhe, sondern nur zu einem Viertel eingezahlt sein. Die eingezahlten Geldeinlagen (einschließlich ggf. zu leistender Sacheinlagen) müssen bei der Anmeldung zur Eintragung aber mindestens 12.500 Euro betragen.

b) Sacheinlagen
Als Einlage können auch Sachen oder Rechte eingebracht werden (sog. Sachgründung), also z.B. Wertgegenstände, Maschinen, Forderungen, Grundstücke, Unternehmen etc. Dem Registergericht ist ein von den Gesellschaftern unterschriebener Sachgründungsbericht vorzulegen, in dem eine nachvollziehbare Bewertung der Wertgegenstände eingebracht und erklärt wird, zusammen mit Rechnungen, Bilanzen, etc., die den Wert bestätigen.

Der Gesellschaftsvertrag sollte enthalten:
Dauer der GmbH / Nebenleistungspflicht
Soll das Unternehmen nur eine bestimmte Zeit bestehen, so ist auch dies im Gesellschaftsvertrag festzulegen.
Für den Fall, dass den Gesellschaftern außer der Leistung von Kapitaleinlagen noch andere Verpflichtungen gegenüber der Gesellschaft auferlegt werden („Nebenleistungspflicht“), sind auch diese Bestimmungen in den Gesellschaftsvertrag aufzunehmen.

Berufung der Geschäftsführer:

• Umfang der Vertretungsbefugnis der Geschäftsführer
• Beschlussfassung der Gesellschafter
• Einberufung der Gesellschafterversammlung
• Verteilung der Stimmen
• Verfügungen über Geschäftsanteile
• Vererbung von Geschäftsanteilen
• Aufstellung des Jahresabschlusses
• Gewinnverwendung
• Einziehung von Geschäftsanteilen
• Ausscheiden und Auseinandersetzung
• Gründungskosten
• Befreiung von den Beschränkungen des § 181 BGB (sog. Selbstkontrahierungsverbot)
• Befreiung von Gesellschaftern/Geschäftsführern vom gesetzlichen Wettbewerbsverbot
• Schiedsklausel
• Wer langwierige Rechtsstreitigkeiten über innergesellschaftliche Meinungsverschiedenheiten scheut, kann in den Gesellschaftsvertrag eine sog. Schiedsklausel aufnehmen, nach der nicht die Gerichte, sondern Schiedsgutachter oder Schiedsrichter im Streitfalle tätig werden. Solche Vereinbarungen sparen oft Geld und Zeit.

Wettbewerbsverbot
In Gesellschaftsverträgen gibt es oft Vereinbarungen, nach denen sich die Gesellschafter gegenseitig verpflichten, der gemeinsamen Gesellschaft keinen Wettbewerb zu machen.

Geschäftsführerbestellung 
Um im Geschäftsverkehr tätig zu werden, braucht die GmbH einen Geschäftsführer, denn er muss die für die weitere Gründungsphase notwendige Handlungen, insbesondere die Anmeldung der GmbH zum Handelsregister, vornehmen.

Nach dem GmbH-Gesetz ist diese „Legitimation der Geschäftsführer“ der Anmeldung zum Handelsregister beizufügen. Hierbei muss beachtet werden, dass für die Formulierung der Bestellung eine EG-Richtlinie einen ganz bestimmten Inhalt vorschreibt. Deshalb wird der folgende Wortlaut empfohlen:
„Die Gesellschaft wird vertreten, wenn nur ein Geschäftsführer bestellt ist, durch diesen allein, wenn mehrere Geschäftsführer bestellt sind, durch zwei Geschäftsführer gemeinsam oder durch einen Geschäftsführer zusammen mit einem Prokuristen. Durch Gesellschafterbeschluss kann Einzelvertretungsbefugnis erteilt werden“.

Einzahlung der Stammeinlagen 
Die Anmeldung zum Handelsregister ist erst möglich, wenn von jeder Bareinlage mindestens ein Viertel, insgesamt mindestens aber 12.500 Euro (einschließlich Sacheinlagen), eingezahlt sind. Sacheinlagen müssen voll erbracht werden.

Antrag auf Eintragung der Gesellschaft im Handelsregister
Die GmbH entsteht als selbständige juristische Person erst mit ihrer Eintragung in das Handelsregister. Zur Anmeldung der Eintragung ist ausschließlich der Geschäftsführer berechtigt. Bei mehreren Geschäftsführern muss die Anmeldung durch alle erfolgen, auch wenn jeder von ihnen allein zur Vertretung der Gesellschaft berechtigt ist. Die Unterschriften werden vom Registergericht nur anerkannt, wenn sie von einem Notar beglaubigt sind. Geschäftsführer haben ihre Unterschrift zur Aufbewahrung beim Gericht zu zeichnen. Der Notar besorgt in der Regel auch die sonstigen Anmeldungsformalitäten gegenüber dem Registergericht. Die Anmeldung erfolgt bei dem für den Sitz der Gesellschaft zuständigen Amtsgericht (Registergericht).
Der Anmeldung sind beizufügen:

• der Gesellschaftsvertrag nebst den Vertretungsvollmachten
• die Legitimation des Geschäftsführers
• eine Liste der Gesellschafter
• genehmigtes Kapital, soweit im Gesellschaftsvertrag geregelt

Bei Sachgründungen sind zusätzlich einzureichen:

• der Sachgründungsbericht
• die Verträge, die den Festsetzungen der Sacheinlage zugrunde liegen
• Unterlagen dafür, dass der Wert der Sacheinlagen dem Betrag, der dafür übernommenen Stammeinlage entspricht

Kosten
Die Gründungskosten für eine GmbH mit einem Stammkapital von 25.000 Euro belaufen sich einschließlich der Notarkosten, der Gerichtskosten und der Kosten für die Veröffentlichung auf ca. 750 Euro. Soweit anwaltliche Unterstützung oder die Hilfe eines Steuerberaters in Anspruch genommen werden, sind die Kosten gesondert zu berücksichtigen. Seit der GmbH-Reform besteht auch die Möglichkeit, bei bis zu drei Gesellschaftern und nur einem Geschäftsführer, nach einem vereinfachten Musterprotokoll zu gründen, das eine Standardsatzung enthält. Bei einem Stammkapital von 25.000 Euro reduzieren sich so die Gründungskosten auf ca. 250 Euro. Da die Standardsatzung aber einige Punkte, die bei mehreren Gesellschaftern relevant sind, nicht regelt, dürfte sie in der Regel nur bei Ein-Personen-GmbHs in Betracht kommen.

Gewerbeanmeldung – Staatliche Genehmigung
Wenn Sie eine gewerbliche Tätigkeit aufnehmen, müssen Sie dies der für den Betriebssitz zuständigen Gemeinde (Ordnungsamt, Gewerbeamt, Steueramt usw.) mitteilen.

Quelle: Merkblatt IHK Coburg

GmbH & Co. KG

Die GmbH & Co. KG ist im Grunde keine GmbH, sondern eine KG, deren persönlich haftende Gesellschafterin (Komplementär) keine natürliche Person, sondern eine GmbH (Kapitalgesellschaft ist. Die GmbH & Co. KG wird in den meisten Fällen dann als Rechtsform genutzt, wenn Kommanditisten Anteile am Unternehmen erwerben, aber nicht in die Rolle eines persönlich haftenden Gesellschafters schlüpfen wollen.

Gründung
Bei der Gründung einer GmbH & Co. KG müssen sich zwei Gesellschaften,die GmbH und eine KG zusammenschließen. Die GmbH wird als Komplementär der KG eingesetzt. Da die GmbH aber nicht nicht alleine handlungsfähig ist (juristische Person), muss mindestens ein Geschäftsführer bestimmt werden. Die Geschäftsführung der GmbH können wiederum die Kommanditisten der KG übernehmen.

Grundlage bildet der Abschluss eines Gesellschaftsvertrages zwischen der bereits bestehenden oder noch zu gründenden GmbH (Komplementär) und mindestens einem Kommanditisten. Der vom Notar zu beglaubigende Gesellschaftsvertrag ist dann auch für die Anmeldung im Handelsregister entscheidend.

Geschäftsführung und Haftung 
Die Geschäftsführung übernimmt die GmbH als Komplementärin der KG, personell vertreten durch den Geschäftsführer der GmbH.

Die Haftung der Gesellschaft 
und der Gesellschafter ist wie bei der KG geregelt. Die unternehmerischen Haftungsrisiken des Komplementärs liegen bei der GmbH. Deren Gesellschafter stehen grundsätzlich nicht für die Gesellschaftsverbindlichkeiten ein. Die Kommanditisten haften nur mit ihren eingebrachten Einlagen. Das bedeutet, dass die GmbH in diesem Konstrukt nur mit ihrem Eigenkapital haftbar gemacht werden kann.

Rechnungslegung
Die GmbH & Co. KG muss grundsätzlich zwei Jahresabschlüsse erstellen, denn das Unternehmen baut auf einer Kapital- und einer Personengesellschaft auf. Das bedeutet, dass die Komplementärin den Jahresabschluss nach den Regeln für Kapitalgesellschaften und die KG nach den Regeln für Personengesellschaften abrechnen muss.

Vor- und Nachteile
Die Vorteile aus der begrenzten Haftung, der möglichen Rolleneinteilung der Kommanditisten und einer flexiblen Unternehmensfinanzierung stehen auch Nachteile gegenüber wie

• der mitunter rechtlich komplizierten Konstruktion der Rechtsform
• wegen der Kosten und Formalitäten für die Gründung und den Betrieb
• der Zurückhaltung von Banken bei der Kreditvergabe

Die Unternehmergesellschaft (UG haftungsbeschränkt)

Die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) ist keine eigenständige Rechtsform, sondern die kleinere Tochter der GmbH und ist vom Gesetzgeber dazu bestimmt, kleineren Startups und Unternehmen mit geringem Kapitaleinsatz den Weg zur Haftungsbeschränkung zu öffnen.

Gründung

Wie bei der GmbH kann die UG von mindestens einem oder mehreren Gesellschaftern gegründet werden. Das Stammkapital beträgt mindestens einen Euro.
Das Mindeststammkapital bei der Unternehmergesellschaft muss in bar und vor der Anmeldung zum Handelsregister in voller Höhe aufgebracht werden. Eine Sachgründung ist ausgeschlossen.

Musterprotokoll

Die UG kann leicht mit einem beurkundungspflichtigen Musterprotokoll gegründet werden. Das GmbH-Gesetz enthält zwei Musterprotokolle als Anlage: ein Musterprotokoll für Ein-Personen-Gründungen und ein weiteres Musterprotokoll für Mehr-Personen-Gründungen bis maximal drei Personen. Die Musterprotokolle kombinieren Gesellschaftsvertrag, Gesellschafterliste und Bestellung des Geschäftsführers.

Sie finden die entsprechenden Protokolle unter Musterverträge.

Rücklage bilden

Gewinne dürfen nicht in voller Höhe ausgeschüttet werden. 25 Prozent des Gewinns müssen so lange in eine gesetzliche Rücklage fließen, bis das Mindeststammkapital von 25.000 Euro aufgebracht ist. Eine zeitliche Frist gibt es dafür nicht. Wenn die Gesellschaft keine Gewinne erzielt, muss sie auch nichts in die gesetzliche Rücklage einstellen. Die Ansparpflicht darf aber nicht dadurch umgangen werden, dass Gewinne verdeckt ausgeschüttet werden, z.B. durch überhöhte Geschäftsführerbezüge. Erhöht die Gesellschaft ihr Stammkapital auf mindestens 25.000 Euro, fallen die Beschränkungen weg. Der Gesellschaft steht es frei, in eine „normale“ GmbH umzufirmieren oder aber die Bezeichnung als Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) beizubehalten.

Anmeldung und Eintragung im Handelsregister

Für die Anmeldung der UG (haftungsbeschränkt) beim elektronischen Handelsregister muss das beurkundete Musterprotokoll vorliegen.

Haftung

Es gelten die Haftungsregelungen des GmbH-Gesetzes. Dazu gehört auch die Insolvenzantragspflicht, deren Verletzung strafbar ist und die Geschäftsführer in die persönliche Haftung bringt. Gegenüber Gläubigern haftet die UG – in der Regel – nur mit ihrem Gesellschaftsvermögen. Die Gesellschafter haften nicht mit ihrem privaten Vermögen, allerdings gibt es Ausnahmen. Beispiele: Gesellschafter haften zusätzlich mit Privatvermögen bei persönlichen Krediten oder Bürgschaften. Sie haften auch persönlich bei Verstößen gegen die strengen Regeln über das GmbH-Kapital sowie bei der so genannten Durchgriffshaftung (z.B. bei bestimmten Schadenersatzansprüchen).

Firmierung

Der Name kann in Form einer Personen-, Sach-, Phantasie- oder Mischfirma gewählt werden. Der Zusatz „Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)“ oder „UG (haftungsbeschränkt)" ist verpflichtend. Zum Beispiel: „Meier UG (haftungsbeschränkt)“.

Quelle: existenzgruender.de/BMWI

Organe einer GmbH im Überblick

Geschäftsführung 

• Leitungsorgan
• bestellt durch die Gesellschafterversammlung/Satzung
• keine begrenzte Amtsdauer
• Gesellschafter oder andere natürliche Personen
• Bestellung/Abberufung bedarf einem Handelsregistereintrag

Pflichten 

• entspricht den Weisungen der Gesellschafter
• Wettbewerbsverbot einhalten
• Einberufung von Gesellschafterversammlungen
• Haftung bei entstandenen Schäden durch Pflichtverletzung
• ordnungsgemäße Bilanzierung und Buchführung

Geschäftsführung (Innenverhältnis) 

• Überwachung, Organisation und Managementaufgaben des Geschäftsbetriebs

Vertretung (Außenverhältnis) 

• unbeschränkte und unbeschränkbare Vertretungsbefugnis
• Vertretung der GmbH gegenüber Dritten in allen gerichtlichen und außergerichtlichen Angelegenheiten
• bei mehreren Geschäftsführern gilt bei fehlender Regelung die Gesamtvertretung

Gesellschafterversammlung 

• Versammlung aller Gesellschafter
• Stimmrecht → ein Euro Geschäfstanteil ist eine Stimme (Bsp. 4.000 Euro = 4000 Stimmen)
• Beschlussverfassung → Mehrheit der abgegebenen Stimmen → 75% der Stimmen sind bei Satzungsänderungen erforderlich

Aufgaben der Gesellschafterversammlung 

• Auflösung der GmbH
• Satzungsänderungen
• Entscheidungen über die Gewinnverwendung
• festlegen von Regeln zur Kontrolle der Geschäftsleitung
• Grundsatzentscheidungen
• Abberufung, Entlastung und Bestellung vom Geschäftsführer
• Bestellung von Prokuristen und Handlungsbevollmächtigen

Aufsichtsrat 

• bei weniger als 500 Mitarbeitern wird kein Aufsichtsrat benötigt
• GmbH mit 500 bis 2000 Mitarbeitern  → Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) bei Bildung des Aufsichtsrat → 1/3 Arbeitnehmer und 2/3 AG-Vertreter (Drittelparität)
• GmbH mit mehr als 20000 Mitarbeitern  → Mitbestimmungsgesetz von 1976 (MitbestG) bei Bildung des Aufsichtsrats → gleichwertige Mitbestimmung → bei Unternehmen der Montanindustrie gibt es Besonderheiten

Aufgaben des Aufsichtsrat 

• Überwachung der Geschäftsleitung
• Prüfung des von den Geschäftsführern aufgestellten Jahresabschlusses, Lagebericht, sowie über die Verwendung des Bilanzgewinn
• Einberufungen einer außerordentlichen Gesellschafterversammlung

Der Beirat der GmbH :

Funktionen
Auf freiwilliger Basis können Sie die Gesellschaft zusätzlich mit einem Beirat ausstatten. Er nimmt individuell festgelegte Beratungs-, Überwachungs- und Ausgleichfunktionen wahr. Damit lassen sich seine Aufgaben den Bedürfnissen des Unternehmens optimal anpassen. Übrigens ist die Bezeichnung „Beirat“ nirgends vorgegeben. Häufig heißt ein solches Organ auch „Verwaltungsrat“ oder „Gesellschafterausschuss“.

Der Beirat kann

• die Geschäftsführung bei grundlegenden Entscheidungen oder in bestimmten Fachbereichen beraten.
• Expertenwissen beisteuern.
• durch seinen von außen kommenden Rat Betriebsblindheit verhindern, neue Wege aufzeigen und das Risiko von Fehlentscheidungen verringern. Außerdem zwingen Sie sich, eigene Ideen vor anderen zu begründen, was erfolgreiche Konzepte fördert.
• die Geschäftsführung kontrollieren.

Ist die Gesellschafterversammlung dann in sich zerstritten, kann der Beirat zwischen Gesellschaftern schlichten und vermitteln.

Besetzung und Errichtung des Beirats
Das Anforderungsprofil sollte fachliche Kompetenz, aber auch Managementerfahrung sowie kommunikative und soziale Fähigkeiten enthalten. Nicht alle Personen dürfen Beiratsmitglied werden. Die betreffende Person muss unbeschränkt geschäftsfähig sein. Auch darf das Beiratsmitglied nicht verantwortlich Aufgaben übernehmen, die es für die Gesellschaft schon an anderer Stelle ausübt. Gesellschafter müssen sich für einen Beirat aussprechen.
Soll der Beirat die Geschicke der Gesellschaft kontrollieren, muss er im Gesellschaftsvertrag verankert sein. Ein rein beratender Beirat kann ins Leben gerufen werden, indem die Gesellschaft mit den einzelnen Beiratsmitgliedern jeweils einen Vertrag schließt. Darin werden die jeweiligen Rechte und Pflichten niedergelegt. Die Gesellschaft muss die Beiratsmitglieder mit den notwendigen Informationen versorgen, während die Beiratsmitglieder der Gesellschaft eine bestimmte Beratungsleistung schulden. Ergänzend zu diesen vertraglichen Vereinbarungen können das Dienstvertragsrecht sowie das allgemeine Schuldrecht des Bürgerlichen Gesetzbuchs zur Anwendung kommen. Damit liegt in aller Regel eine einfach handhabbare Konstruktion vor.
Soll der Beirat über die Beratung hinaus wirken, stellt sich die Frage, wie weit seine Befugnisse gehen sollen, und zwar gerade gegenüber den anderen Gesellschaftsorganen. Der Beirat muss in die Unternehmensorganisation eingebettet werden. Dazu müssen seine Kompetenzen zu denen der übrigen Gesellschaftsorgane abgegrenzt werden. Insbesondere kommt es darauf an, inwieweit Sie Zuständigkeiten anderer Gesellschaftsorgane antasten wollen und welchen Grenzen Sie dabei unterliegen.

Vorsicht bei der Nennung von Beiratsmitgliedern auf dem Briefkopf
Während die Auflösung des Beirats im Handelsregister einzutragen ist, müssen Veränderungen seines Mitgliederbestandes nicht bekannt gemacht werden. Vorsicht sollten Sie unterdessen bei der Angabe von Beiratsmitgliedern auf Briefbögen walten lassen. Sofern der Beirat keine Aufsichtsfunktion ausübt, stellt die Aufzählung seiner Mitglieder auf dem Briefkopf nach der Rechtsprechung eine wettbewerbswidrige, irreführende Angabe dar.

Auch Beiratsmitglieder haften für fehlerhaftes Verhalten
Jedes Beiratsmitglied hat die ihm oder ihr übertragenen Aufgaben sorgfältig zu erledigen. Entsteht der Gesellschaft ein Schaden, kann sich das Mitglied schadensersatzpflichtig machen. In eigenem Interesse sollte daher jedes Beiratsmitglied eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung (Directors & Officers Liability Insurance = „D & O – Versicherung“) abschließen. Da diese Versicherungen häufig auf Aufsichtsratsmitglieder von Aktiengesellschaften zugeschnitten sind, muss man darauf achten, dass die Tätigkeit eines Beirats in einer GmbH oder einer Personengesellschaft vom Versicherungsschutz umfasst ist.

GmbH und Steuern

Beteiligung und GmbH

Die GmbH unterliegt als Kapitalgesellschaft mit ihren Erträgen der Gewerbe- und Körperschaftsteuer und mit den Umsätzen der Umsatzsteuer.
Bei einer unternehmerischen Beteiligung hat der einkommensteuerpflichtige private Anteilseigner vereinnahmte Dividenden der Abgeltungssteuer zu unterwerfen. Das gilt auch für die Gewinne aus Anteilsveräußerungen, sofern die Beteiligungsquote unter 1 % lag. Bei einer Beteiligungsquote von 1 % und darüber gilt das Teileinkünfteverfahren. Hierbei sind 40 % der Dividenden steuerfrei (§ 3 Nr. 40 EStG), die restlichen 60 % unterliegen dem Normaltarif.
Vereinnahmt eine inländische Kapitalgesellschaft Dividenden von einer inländischen Beteiligung, so werden diese nach § 8b Abs. 1 KStG nicht besteuert, wobei nach § 8b Abs. 5 KStG eine nicht abzugsfähige Betriebsausgabe von 5 % der Dividende vorsieht. Das führt im Ergebnis zu einer 95 %igen Dividendenfreistellung.

Gesellschafter-Geschäftsführer

Geschäftsführer einer GmbH, die gleichzeitig auch an ihr beteiligt sind – im Fachjargon Gesellschafter-Geschäftsführer genannt – nehmen steuerlich eine Doppelrolle ein. In Ihrer Stellung  gehören ihre Einkünfte wie bei Gehaltsempfängern üblich steuerlich zu Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit, für die sie Einkommensteuer zahlen. Bezogen auf die Erträge aus der Beteiligung können sie zum Teileinkünfteverfahren mit der beschriebenen Wirkung optieren.

Goldene Regeln für den GmbH-Geschäftsführer

GmbH-Geschäftsführer sind durch zahlreiche Gesetze und Vorschriften und eine lebendige Rechtsprechung hohen Risiken ausgesetzt. Als Geschäftsführer einer GmbH einen Weg zu finden zwischen den Renditeinteressen der Gesellschafter, den Risiken des Geschäftserfolgs und den Erfordernissen der Märkte, ist ein schwieriger Spagat. Schon im Verdachtsfall einer Pflichtverletzung oder Fahrlässigkeit kann die Situation problematisch werden, denn der Geschäftsführer hat die Pflicht zur Beweisführung und nicht die Gesellschafter. Handelt er konkret falsch oder fahrlässig, haftet er auch mit seinem persönlichen Vermögen.
Der Bundesgerichtshof hatte sich im Rahmen eines strafrechtlichen Revisionsverfahrens mit den Pflichten des GmbH-Geschäftsführers im Rahmen des § 43 Abs. 1 GmbHG auseinandergesetzt und klargestellt, dass die Sorgfaltspflichten von § 43 Abs. 1 GmbHG nach allgemeiner Auffassung die Pflicht begründen, für die Legalität des Handelns der Gesellschaft, insbesondere auch für die Erfüllung der ihr aufgetragenen buchführungs- und steuerrechtlichen Pflichten, Sorge zu tragen (BGH, Urteil vom 27.08.2010 – 2 StR 111/09).

Einige goldene Regeln können aber die beruflichen und steuerlichen Risiken deutlich vermindern.
Unternehmerische Entscheidungen so vorbereiten, dass man sich ausreichend informiert hat, überprüfen, ob die Maßnahme rechtlich und satzungsmäßig einwandfrei ist, dokumentieren, dass die Entscheidung dem Wohl des Unternehmens dient und dass die Complianceregeln eingehalten wurden.

Geschäftliche Risiken erkennen, analysieren und ihre Lösungen dokumentieren
Risiken, Umsatz- und Ergebnisdruck gehören einfach zum Geschäft, auch unabhängig von der Rechtsform. Damit der Geschäftsführung keine Haftung droht, sollte das Einhalten von Recht und Unternehmensrichtlinien im besonderen Interesse des Geschäftsführers liegen. Dokumentiert werden kann das z.B. durch

• die schriftliche Unterrichtung der Gesellschafter an risikobehafteten Geschäften.
• die Dokumentation risikobehafteter Geschäfte mit dem Nachweis, dass diese im Namen der GmbH  abgeschlossen werden.

Die schriftliche Unterrichtung und Unterweisung der Mitarbeiter 
zur Einhaltung der Compliance-Regeln durch die Einführung eines Risikofrüherkennungssystems – in großen GmbHs unbedingt erforderlich

Hat eine GmbH mehrere Geschäftsführer, 
sind sie grundsätzlich gesehen für alles verantwortlich. Haftungsmindernd für den einzelnen kann sich auswirken, wenn in der Geschäftsordnung der GmbH die Zuständigkeiten für einzelne Ressorts klar geregelt sind. Bei mehreren Geschäftsführern hilft eine Geschäftsordnung, die Ressortverantwortung regelt.

Einhaltung der Organisationspflichten
Der Geschäftsführer in der GmbH haftet gesamtschuldnerisch für die pflichtgemäße Erfüllung der Organisationspflichten, speziell im Risikomanagement und Controlling. Ist eine GmbH in sachlicher und personeller Hinsicht nicht so ausgestattet, dass sie ihren Pflichten Dritten gegenüber nachkommen kann, so liegt, z.B. bei Überlastung oder Überforderung der konkret handelnden Mitarbeiter, Ausfällen wegen Krankheit oder Urlaub, Nichteinstellung oder Nichtzurverfügungstellung des zur Aufgabenerfüllung erforderlichen Personals, ein Haftung auslösender Organisationsmangel der GmbH auch ohne persönliches Verschulden des Geschäftsführers vor. Organisationsverschulden kann regelmäßig zu einer Nichtentlastung des Vorstands auf der Hauptversammlung führen.

Entlastung  des Geschäftsführers durch die Gesellschafterversammlung 
Der Geschäftsführer haftet nicht, wenn eine zum Schaden führende Entscheidung in Übereinstimmung  auf einem  Beschluss der Gesellschafter beruht und mit Gesetz und Satzung vereinbar ist.
Eine Entlastung  des Geschäftsführers in der Gesellschafterversammlung bedeutet zugleich der Beweis  von Vertrauen in zukünftiges Handeln des Geschäftsführers, aber auch Verzicht auf Schadenersatzansprüche, soweit diese zum Zeitpunkt der Entlastungsentscheidung erkannt werden oder aber hätten erkannt werden können. Diese Entlastung ist für den Geschäftsführer von großer Bedeutung, weil nach einer entsprechenden Entlastung die Gesellschafter keinen Schadenersatz mehr für die Fälle einklagen können, die eben bekannt sind oder bekannt sein könnten.

Generalbereinigung im Anstellungsvertrag
Der Geschäftsführer kann aber trotzdem von der Gesellschaft mit Schadenersatzforderungen trotz erfolgter Entlastung  konfrontiert werden, wenn Schäden auftreten, die den Gesellschaftern vor dem Entlastungsbeschluss nicht erkennbar waren. Für diesen Fall sollte der Geschäftsführer die Vereinbarung einer Generalbereinigung in seinem Anstellungsvertrag haben.

Haftung bei Verbotsirrtum
Der Geschäftsführer haftet nicht bei rechts- und satzungswidrigen Maßnahmen, wenn er sich in einem entschuldbaren Verbotsirrtum befindet. Ein Verbotsirrtum liegt dann vor, wenn der Geschäftsführer die Verbotsnorm nicht kennt, er sie für ungültig hält oder sie in der Weise falsch auslegt, dass er sein in Wahrheit verbotenes Handeln als rechtlich zulässig ansieht.

Unangemessene Leistungen und Entnahmen für Gesellschafter
aus dem Unternehmen, so wie Darlehen oder zu teure Fahrzeuge, die nicht durch Gewinn oder Rücklagen gedeckt sind, sind regelmäßig eine Haftungs- und Steuerfalle für den Geschäftsführer. Spätestens dann ist die Gesellschaft mit dem Thema der „verdeckten Gewinnausschüttung“ konfrontiert.

Eine D&O-Versicherung ("Directory and Officers")
ist für den  Geschäftsführer kein ausreichender Schutz, wenn er sich an die aufgezeigten Regeln nicht hält und sich damit vorsätzlich oder grob fahrlässig verhält.

Vermeidung von Insolvenzverschleppung
Die Pflicht des Geschäftsführers ist, das Unternehmen durch einen rechtzeitigen Insolvenzantrag zu retten. Die Insolvenz bedeutet nicht immer das Ende, sondern oft eine gute Lösung, um das Überleben des Unternehmens langfristig zu gewährleisten. Denn der Insolvenzverwalter hat deutlich mehr Freiheiten als der Geschäftsführer, weil er  beispielsweise kostspielige Arbeitsverträge lösen und dringend notwendige Entlassungen schneller durchsetzen kann.

Aktuelle Vergütungsstudien für GmbH-Geschäftsführer 

Ob eine Vergütung im Rahmen der steuerlichen Angemessenheit liegt, können Sie mit einer anerkannten Vergütungsstudie für 2013/2014 schnell feststellen. Sie vermittelt einen sicheren Überblick über die gängige Vergütungspraxis bei GmbH-Geschäftsführern.

Haftungsrechtlich sicher
Da sich die Finanzverwaltung beim Thema "Angemessenheit von Vergütungen" fast immer an Fremdvergleichen wie diesem orientiert, ist es wichtig, die enthaltenen zuverlässigen Vergleichswerte zu kennen. Auch Insolvenzverwalter verwenden diese Daten, um festzustellen, ob sich die Gehaltszahlungen im Bereich des Üblichen bewegen.
Hier finden Sie einen Artikel zur Angemessenheit der Vergütung von GmbH-Geschäftsführern.

Haftung des GmbH-Geschäftsführers

Der Haftung des Geschäftsführers einer GmbH ist streng geregelt. Während die Gesellschaft im Schadensfall und bei Gläubigerforderungen nur bis zur Höhe des Gesellschafterkapitals haften muss, trägt der Geschäftsführer der GmbH Haftungsrisiken, die ihn sein persönliches Vermögen und hohe Schadenersatzleistungen kosten können. Dabei haftet er gegenüber

• der GmbH
• den Gesellschaftern
• sowie gegenüber Dritten

Im Fall der Ein-Personen-GmbH, bei der Gesellschafter und Geschäftsführer ein und dieselbe Person sind, können Haftungsansprüche gegenüber dem Geschäftsführer natürlich nur von Seiten Dritter entstehen. Geschäftsführer haften übrigens auch für Pflichtverletzungen von Mitarbeitern, denen sie Aufgaben übertragen haben.

Typische Haftungssituationen gegenüber der Gesellschaft, wenn der Geschäftsführer beispielsweise

• unangemessene Risiken eingeht
• Entscheidungen trifft, die ohne fachkundigen Berater nicht getroffen werden dürfen
• Gesellschafter, Aufsicht oder Beirat nicht berät
• Führungsaufgaben vernachlässigt
• Mitarbeiter oder Mitgeschäftsführer nicht überwacht
• Darlehnsauszahlungen an Gesellschafter aus dem gebundenen Vermögens der GmbH leistet

Typische Haftungssituationen gegenüber den Gesellschaftern der GmbH, wenn der Gesellschafter

• die Einberufung der Gesellschafterversammlung unterlässt, wenn die Hälfte des Stammkapitals verloren ist
• bei "verfrühtem" Antrag auf Insolvenzeröffnung wegen Kreditgefährdung und Rufschaden

Typische Haftungssituationen gegenüber Dritten entstehen, wenn der Geschäftsführer z.B.

• falsche Prospektangaben (Prospekthaftung) macht
• Kredite trotz Überschuldung oder Zahlungsunfähigkeit der GmbH aufnimmt
• mangelhafte und unklare Geschäftsverträge abschließt
• durch Produkte wie z.B. Arzneimittel oder unsichere Fahrzeuge Produkthaftungsfälle oder Körperverletzungen Dritter riskiert
• die Umwelthaftungsgesetze missachtet in der Produktion, als auch in den Produkten selbst
• gegen Wettbewerbsrecht verstößt
• Steuern und Sozialabgaben hinterzieht oder unvollständig und nicht rechtzeitig erklärt und zahlt
• verspätet die Überschuldung des Unternehmens erkennt und zu spät die Insolvenz beantragt (Insolvenzverschleppung)
• als Gesellschafter-Geschäftsführer, Firmen- und Privatkonten nicht hinreichend trennt (Durchgriffshaftung)

Für die Ein-Personen-GmbH gilt außerdem: Beim Verkauf von Geschäftsanteilen besteht für den Geschäftsführer eine fünfjährige Nachhaftung.

Die Beweislast liegt beim Geschäftsführer

Er muss beweisen, dass er seinen Sorgfaltspflichten nachgekommen ist oder dass der von ihm mutmaßlich verursachte Schaden unvermeidlich war und nicht gegen allgemein anerkannte betriebswirtschaftliche Erkenntnisse oder Rechtsvorschriften und Erfahrungen verstoßen hat. Es ist daher jedem Geschäftsführer dringend anzuraten, entscheidende Sachverhalte und Handlungen schriftlich zu dokumentieren, wie er dabei sein unternehmerisches Ermessen bei bedeutenden Unternehmensentscheidungen ausübt und am besten einen Zustimmungsbeschluss der Gesellschafterversammlung einzuholen. Dabei gilt es auch zu beweisen, dass kein Organisations-, Auswahl-, Informations- oder Kontrollverschulden vorliegt und/oder der Schaden trotz aller Sorgfalt nicht zu vermeiden war. Ohne eine wirksame vertragliche Regelung haftet der Geschäftsführer grundsätzlich unbegrenzt mit seinem Privatvermögen. Gegen solche Schäden kann sich der Manager zwar mit einer speziellen Organ- oder Manager-Haftpflichtversicherung ein Stück weit absichern (sog. D&O-Versicherung), jedoch sind dabei zum einen die jeweiligen Ausschlusstatbestände im Versicherungsvertrag genau zu prüfen und zum anderen ist der Versicherer nach dem Versicherungsvertragsgesetz (VVG) berechtigt, die Versicherungsleistung zu kürzen, wenn der Versicherte grob fahrlässig gehandelt hat.

Gute Hinweise zur Geschäftsführerhaftung vermittelt auch die Broschüre des Bundeswirtschaftsministeriums.  Tabellarische Aufzählung unter:

www.existenzgruender.de

Verdeckte Gewinnausschüttung

Die verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) ist ein steuerliches Problem, das regelmäßig Gerichte und Gesetzgeber beschäftigt. Der Fiskus will mit Hilfe des Gesetzgebers und insbesondere der Rechtsprechung verhindern, dass Vermögensverlagerungen zwischen der GmbH und ihren Anteilseigner zu einer unsachgemäßen Besteuerung führen.
Nach den von der Rechtsprechung entwickelten Grundsätzen ist eine vGA eine Zuwendung, die durch das Gesellschaftsverhältnis veranlasst ist. Dies ist insbesondere dann anzunehmen, wenn ein ordentlicher und gewissenhafter Geschäftsleiter die Zuwendungen einer Person, die nicht Gesellschafter ist, nicht gewährt hätte (R 36 Abs. 1 Satz 1 KStR). Darunter sind insbesondere unangemessene, einem Fremdvergleich nicht standhaltende Vermögensvorteile zu Gunsten der Gesellschafter zu verstehen, welche den Gewinn der Gesellschaft (=Unterschiedsbetrag gem. § 4 Abs. 1 EStG) gemindert haben und mit deren Hilfe steuerlich unbeachtliche Gewinnverwendungen in steuerwirksame Betriebsausgaben transferiert werden sollten.

Die klassischen Beispiele für eine verdeckte Gewinnausschüttung

• Das Gehalt eines Gesellschafter-Geschäftsführers ist unüblich hoch.
• Der beherrschende Gesellschafter-Geschäftsführer vereinbart mit der Gesellschaft in Hinblick auf das positive Jahresergebnis erst nach Ablauf des Wirtschaftsjahres rückwirkend ein angemessenes Gehalt zu seinen Gunsten.
• Die beiden je zu 50 % beteiligten Gesellschafter-Geschäftsführer kommen gemeinsam überein, nach Ablauf des Wirtschaftsjahres jeweils rückwirkend angemessene Gehälter an sich zu zahlen.
• Ein Gesellschafter verkauft an die Gesellschaft ein Wirtschaftsgut zu einem überhöhten Preis.
• Die Gesellschaft verkauft an den Gesellschafter ein Wirtschaftsgut zu einem zu niedrigen Preis.
• Eine Gesellschaft zahlt ihrem Gesellschafter neben einem angemessenen Gehalt eine besondere ungewöhnliche Umsatzvergütung.
• Ein Gesellschafter erhält von seiner Gesellschaft ein Darlehen, zinslos oder zu einem unangemessen niedrigen Zinssatz.
• Ein Gesellschafter gibt seiner Gesellschaft ein Darlehen zu einem unangemessen hohen Zinssatz.
• Ein Gesellschafter verkauft Wertpapiere oder Wirtschaftsgüter an seine Gesellschaft zu einem Preis, der nicht dem wahren Wert der Wertpapiere oder Wirtschaftsgüter entspricht.
• Ein Gesellschafter gewährt oder erhält Kredite an seine/von seiner Gesellschaft zu nicht marktüblichen Konditionen (siehe "Cash-Pooling").
• Vermietungen/Verpachtungen oder Warenlieferungen an Gesellschafter oder nahestehende Personen zu nicht marktüblichen Bedingungen (siehe Fremdvergleichsgrundsatz).

Steuerliche Folgen einer vGA auf Gesellschaftsebene

Wenn die Finanzverwaltung eine verdeckte Gewinnausschüttung im Rahmen der Betriebsprüfung ermittelt hat, ist zu unterscheiden, ob die vGA nur zu einer Gewinnminderung ohne Vermögensabfluss geführt hat (z.B. Bilanzierung einer überhöhten Pensionsrückstellung) oder nur ein Abfluss ohne Gewinnminderung vorliegt (z.B. durch Aktivierung des überhöhten Grundstückkaufpreises) oder was der Regelfall ist, beides also Gewinnminderung und Abfluss zeitlich gleichzeitig gegeben ist. Der Wert der vGA ist, sofern der Gewinn gemindert wurde, dem Einkommen der Gesellschaft außerhalb der Bilanz wieder hinzuzurechnen. Auf Gesellschaftsebene erhöht sie dann als Gewinnverwendung umqualifiziert, wieder das Einkommen der Gesellschaft. Das so erhöhte Einkommen unterliegt der Körperschaftsteuer (§ 23Abs. 1 KStG) und der Gewerbesteuer (§ 7 Abs. 1 GewStG). Die Gesellschaft hat, sofern die vGA bei ihr abgeflossen ist und sofern nicht eine Einlagerückgewähr gem. § 27 Abs. 1 Satz 3 KStG vorliegt, seit 2009 zu Lasten des Gesellschafters einen Kapitalertragsteuerabzug i.H.v 25 % der vGA vorzunehmen (§ 43 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1, § 43a Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 EStG). Sofern Gewinnminderung und Abfluss zeitlich auseinander fallen, kann mithin die Einkommenserhöhung und der Kapitalertragsteuerabzug in unterschiedlichen Veranlagungszeiträumen stattfinden. Darüber hinaus kann die vGA als unentgeltliche Wertabgabe (§ 3 Abs. 1b und Abs. 9a UStG) der Umsatzsteuer unterliegen.

Steuerliche Folgen einer vGA auf Gesellschafterebene

Sofern sich die Anteile an der Gesellschaft im Privatvermögen des Anteilseigners befinden, führt die vGA, bei Zufluss zu Einkünften aus Kapitalvermögen. Die Besteuerung erfolgt seit 2009 nach der Abgeltungsteuer (§ 32d EStG), d.h. die Einkommensteuer ist durch den bei der Gesellschaft vorgenommenen 25 %igen Kapitalertragsteuerabzug abgegolten (§ 43 Abs. 5 EStG) und ein Abzug von Werbungskosten scheidet aus (§ 20 Abs. 9 Satz 1 EStG). Ist der Gesellschafter mindestens zu 25 % bzw. bei beruflicher Tätigkeit für diese, mindestens 1 % an der Kapitalgesellschaft beteiligt, kann der Gesellschafter die vGA wahlweise nach dem Teileinkünfteverfahren versteuern (§ 3 Nr. 40,§ 32d Abs. 2 Nr. 3 EStG).
Dies bedeutet, dass die vGA , wie auch in Fällen, in denen sich die Anteile an der ausschüttenden Gesellschaft in einem Betriebsvermögen befinden, nur in Höhe von 60 % steuerpflichtig ist (§ 3 Nr. 40d EStG) bzw. Werbungskosten mit 60 % berücksichtigt werden können (§ 3c Abs. 2 Satz 1 EStG). Voraussetzung ist jedoch, dass die vGA aufgedeckt und bei der Körperschaft hinzugerechnet wurde (ab VZ 2007). War der, der vGA entsprechende, Vermögenszufluss beim Gesellschafter bereits vorher bei seinen anderen Einkünften erfasst, etwa das überhöhte Gehalt bei den Einkünften aus nicht selbständiger Arbeit, so ist dies, da die vGA nach ihrer Aufdeckung bei den Einkünften aus Kapitalvermögen erfasst ist, rückgängig zu machen, da es ansonsten zu einer Doppelbesteuerung kommen würde (Umqualifizierung).
§ 32a KStG (2007) ermöglicht es, bei Aufdeckung und Änderung des Körperschaftsteuerbescheides korrespondierend auch den Einkommensteuerbescheid des begünstigten Gesellschafters entsprechend zu ändern. Gilt bei der ausschüttenden Gesellschaft hinsichtlich des verdeckt ausgeschütteten Betrages das steuerliche Einlagekonto verwendet (§ 27 Abs. 1 Satz 3 KStG) oder wurde dies dem Gesellschafter bescheinigt (§ 27 Abs. 5 Satz 1 KStG), führt ein die Anschaffungskosten der Beteiligung übersteigender Betrag der vGA, zu einem nach dem Teileinkünfteverfahren (§ 3 Nr. 40c EStG) steuerpflichtigen Gewinn im Sinne des § 17 Abs. 4 EStG.
Handelt es sich bei dem Gesellschafter wiederum um eine Körperschaft, ist die vGA bei dieser gem. § 8b Abs. 1 KStG, körperschaftsteuerfrei. Diese hat allerdings 5 % der vGA als pauschal ermittelte nicht abzugsfähige Betriebsausgabe zu versteuern (§ 8b Abs. 5 KStG). Die von der ausschüttenden Körperschaft einbehaltene Kapitalertragsteuer ist vom Finanzamt zu erstatten (§ 36 Abs. 2 Nr. 2 Satz 1 EStG). Sofern die empfangende Gesellschaft zumindest 15 % an der ausschüttenden Gesellschaft beteiligt ist, bleibt die vGA bei ihr von der Gewerbesteuer befreit (§ 9 Nr. 2a GewStG). Ansonsten ist die vGA bei ihr als „Streubesitzdividende“ gewerbesteuerpflichtig (§ 8 Nr. 5 GewStG).

Strafrechtliche Folgen der vGA wegen Steuerhinterziehung

Eine einmal ermittelte verdeckte Gewinnausschüttung hat in der Praxis oft genug eine Strafanzeige wegen Steuerhinterziehung zur Folge, bei der, je nach Umstand und Höhe der hinterzogenen Steuern, für Geschäftsführer und Gesellschafter hohe Geld- und Freiheitsstrafen drohen. Ein typischer Fall wurde vor dem Bundesgerichtshof (Az: 5 StR 72/07) behandelt. Dabei ging es um überhöhte Lizenzzahlungen für die Nutzung von Patenten. Angeklagt war der Alleingesellschafter einer GmbH, der damit seine privaten Einkünfte zulasten der Gesellschaft erhöht hatte.

Quelle: Wikipedia unter der Lizenz „Creative Commons Attribution/Share Alike“ verfügbar

Checkliste zur Bilanzvorbereitung

Vorzubereitende Unterlagen

Allgemein

• Vollständigkeitserklärung (Achtung: Datum der Bescheinigung)
• Verträge (Miet-, Leasing-, Beschaffungs-, Absatz-, Personal)
• Verträge/Unterlagen mit nahestehenden Personen/Unternehmen
• Geschäftsführer-Anstellungsverträge

Anlagevermögen

• Aktuelle Grundbuchauszüge bei Zugängen im Grundvermögen
• Verträge für
  • Anlagenzugänge: Auflistung und Kopien aller Eingangsrechnungen
  • Anlagenabgänge: Auflistung

• Instandhaltungsaufwendungen: Sind Aufwendungen enthalten, die eventuell zu aktivieren sind?
• Unterlagen zu neuen Lizenzen, Patenten und deren Laufzeit
• Nachweise zu Anlagegütern mit dauernder Wertminderung
• Verträge und Unterlagen zu Wertpapieren und Finanzanlagen
• angemeldete Patente und sonstige Rechte und deren Laufzeiten

Angaben zum Bilanzrechtmodernisierungsgesetz (BilMoG)

• Unterlagen zu aktivierungsfähigen immateriellen Vermögensgegenständen
• Angaben zu selbstgeschaffenen Patenten und Rechten und deren  Nutzungsdauer
• Angaben über den aktivierungspflichtigen Firmenwert

Vorräte

• Inventurlisten (Aufnahmelisten, Bewertungslisten etc.)
• Unterlagen Dritter, wenn Waren ausgelagert sind
• Angaben zu sonstigen Bewertungsabschlägen (z.B. Alters-, Skonti- und Boniabschläge)

Forderungen

• Bescheide und Beitragsabrechnungen
• Forderungen allgemein
• Angabe der Forderungen mit einer Restlaufzeit von mehr als einem Jahr
• Aufstellung über Gewährleistungsverpflichtungen die gegenüber welchen Kunden eingegangen worden sind
• Saldenliste/OP-Liste zum Bilanzstichtag und aktuell zum Erstellungszeitpunkt
• Aufstellung dubioser Forderungen mit:
• Rechtsanwaltsbriefen, Anmeldungen bei Kreditschutzverbänden, Insolvenzeröffnungen - prüfen, ob Kundenforderung uneinbringlich (z.B. bei Insolvenzeröffnung, Leistung Offenbarungseid), dann Forderung ausbuchen (direkte Wertberichtigung/Abschreibung)

Verbindlichkeiten

• Wurden alle eingehenden Lieferanten-Rechnungen und Gutschriften verbucht? Prüfung der Rechnungen und Gutschriften
• Offene Posten Listen: Letzte Auswertung der OP Listen, Laufende Überwachung der OP Listen
• Informationen über ausstehende Eingangsrechnungen
• Informationen über nicht gebuchte Forderungen und Verbindlichkeiten

Wertpapiere/Kassenbestand/Guthaben/Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten

• Depotauszüge bzw. Aufbewahrungslisten, Kassenprotokolle, Bankauszüge bzw. Bankbestätigungen zum Bilanzstichtag
• Angabe der Verbindlichkeiten mit einer Restlaufzeit von mehr als einem Jahr und mehr als fünf Jahren
• letzter Bankkontoauszug in Kopie

Betriebsprüfung

• Wurden Betriebsprüfungskorrekturen gebucht?
• Berichte über Betriebsprüfungen, Umsatzsteuer-Sonderprüfungen, Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfungen

Buchführungsunterlagen prüfen

• Belege allgemein prüfen, insbesondere bei ungewöhnlichen Buchungen, Belege müssen enthalten: Belegdatum, Belegtext, Buchungsbeträge (Zahlungsbetrag, MWST-Satz)
• bei Belegen über 150,00 EUR u.a. auch Nettoentgelt sowie Ausweis des Umsatzsteuerbetrags, Name des Leistungsempfängers, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsdatum und Lieferdatum

Weitere Unterlagen und Belege

• Aufstellungen über aktivierte Eigenleistungen
• Unterschriebene Inventur
• Aufstellungen über die Ermittlung der Herstellungskosten für teilfertige und fertige Arbeiten
• Bankauszüge, Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kassenbuch
• Wertpapier-Depotauszüge in Kopie
• Informationen über den jährlichen Aufwand zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen
• Informationen über Rechtsstreitigkeiten
• Aufstellungen über Resturlaubs-, Überstunden-, Abfindungs-, Provisions- und Boniverpflichtungen gegenüber Mitarbeitern
• Kopien von Geschäftsführer-Anstellungsverträgen, Pensionszusagen, Ehegatten-Arbeitsverträgen, Darlehens- und Kreditverträgen, Miet- und Pachtverträgen, Leasingverträgen, Gesellschaftsvertrag, Rangrücktrittserklärungen
• Steuerbescheinigungen und Spendenbelege im Original
• Kunden-Geschenke und Bewirtungen - diese werden von der Finanzverwaltung besonders geprüft (Geschenke über 35,00 EUR pro Empfänger müssen ggf. umgebucht werden)

Wesentliche Daten für den Anhang zum Jahresabschluss

• Gesamtverbindlichkeiten
  • mit einer Restlaufzeit von einem Jahr (§ 268 Abs. 5 Satz 1 HGB) Ausweis im Anhang, wenn nicht in der Bilanz ausgewiesen)
  • Angabe des Teilbetrags mit einer Restlaufzeit von mehr als 5 Jahren (sofern nicht gemäß § 285 Satz 1 NR. 1a und Nr. 2 HGB bereits in der Bilanz ausgewiesen, Ausweispflicht betrifft nicht die kleinen Kapitalgesellschaften)
• Haftungsverhältnisse: gesonderte Angabe der nach § 251 HGB bezeichneten Haftungsverhältnisse, sofern nicht bereits in der Bilanz ausgewiesen. Es handelt sich dabei um Verbindlichkeiten aus der Begebung und Übertragung von Wechseln aus Bürgschaften, Wechsel- und Scheckbürgschaften und aus Gewährleistungsverträgen sowie Haftungsverhältnisse aus der Bestellung von Sicherheiten für fremde Verbindlichkeiten.
• Die Angaben, die für die Beurteilung der Finanzlage von Bedeutung sind: Der Gesamtbetrag der sonstigen finanziellen Verpflichtungen, die nicht in der Bilanz ausgewiesen und nicht zu den Haftungsverhältnissen i.S.d. § 251 HGB gehören (z.B. Miet- und Leasingverpflichtungen) Verpflichtungen gegenüber verbundenen Unternehmen: Diese sind gesondert anzugeben
• Angabe der im Geschäftsjahr gewährten Gesamtbezüge (Gehälter, Gewinnbeteiligungen, Bezugsrechte, Aufwandsentschädigungen, Versicherungsentgelte, Provisionen und Nebenleistungen jeder Art) der Geschäftsführung und des Aufsichtsrats (bzw. Beirats oder eines ähnlichen Aufsichtsorgans) (betrifft nur große und mittelgroße Kapitalgesellschaften § 285 Satz 1 Nr. 9a HGB)
• Angabe der Gesamtbezüge (Abfindungen, Ruhegehälter etc.) der früheren Mitglieder der Geschäftsführung und des Aufsichtsrats
• Angaben über gebildete Pensionsrückstellungen bzw. Pensionsverpflichtungen, für die keine Rückstellungen gebildet wurden (nur große und mittelgroße Kapitalgesellschaften, § 285 Satz 1 Nr. 9b HGB)
• Angabe der an Mitglieder der Geschäftsführung und des Aufsichtsrats (bzw. Beirats oder eines ähnlichen Aufsichtsorgans) gewährten Vorschüsse und Kredite sowie für diese Personen eingegangene Haftungsverhältnisse (große und mittelgroße Kapitalgesellschaften § 285 Satz 1 Nr. 9c HGB)
• Die im Jahresdurchschnitt beschäftigten Arbeitnehmer, getrennt nach Gruppen, § 285 Satz 1 Nr. 7 HGB z.B.1 Arbeiter, 2 Angestellte

Weitere Pflichtangaben im Anhang vergleiche § 285 HGB

Compliancecheck für GmbHs

Compliance – das Einhalten von Recht und Unternehmensrichtlinien – ist eine wichtige Basis für die Sicherheit und den Fortbestand jedes Unternehmens. Rechtsverstöße von Unternehmen finden eine immer größere Aufmerksamkeit, nicht zuletzt durch die Welle von Datenschutzverletzungen, Korruption, Schwarzarbeit und Steuerhinterziehung, die mit großer Öffentlichkeit in den Medien verfolgt werden. Insbesondere Kapitalgesellschaften und an deren Spitze die Geschäftsführer mit ihren besonderen Haftungsrisiken müssen daran Interesse haben, ein Compliancemanagement im Unternehmen glaubwürdig zu initiieren und laufend zu pflegen.

Unternehmen und Unternehmensverantwortliche sind über die §§ 9, 30 und 130 Ordnungswidrigkeitengesetz (OWiG) gefordert, dafür Sorge zu tragen, dass aus dem Unternehmen heraus keine Gesetzesverstöße erfolgen. Werden entsprechende Organisations- und Aufsichtsmaßnahmen nicht ergriffen, können Unternehmensleitung und auch das Unternehmen selbst zu Strafen verurteilt werden, wenn es aus dem Unternehmen zu Gesetzesverstößen gekommen ist. Macht sich somit ein Mitarbeiter des Unternehmens durch Korruption strafbar, so drohen dem Unternehmen nicht nur zivilrechtliche Klagen des Geschäftspartners, dessen Mitarbeiter bestochen wurden. Vielmehr muss auch das Unternehmen damit rechnen, dass gegen das Unternehmen oder gegen die Unternehmensleitung ein Ordnungswidrigkeitenverfahren eingeleitet wird, weil den Organisations- und Aufsichtspflichten nicht nachgekommen wurde. Daneben regeln eine Vielzahl von gesetzlichen Vorschriften unmittelbare Pflichten und Verantwortungen des Unternehmens, die dieses einzuhalten hat und bei deren Nichteinhaltung dem Unternehmen unter Umständen empfindliche Strafzahlungen drohen (z.B. aus Kartellverstößen). Eine Pflicht zur Sicherstellung der Compliance ergibt sich somit auch § 43 GmbHG zur Abwendung von wirtschaftlichen Schaden vom Unternehmen.

Doch was sind typische Compliance-Themen und was sollten Unternehmen beachten? Der kostenfreie Compliance Check von Transparency international liefert Antworten zu ausgewählten Themenbereichen. Auf Basis der Aussagen können Sie beurteilen, welche Anforderungen Ihr Unternehmen erfüllt und an welchen Stellen Optimierungsbedarf besteht.

Checkliste:

www.transparency.de